SPESE DI TRASFERTA
Le spese di trasferta sono quelle spese che l’azienda sostiene quando destina in via temporanea un collaboratore (dipendente, amministratore, lavoratore autonomo) ad un luogo di lavoro ubicato presso una sede diversa da quella abituale di espletamento dell’attività lavorativa.
Il titolare dell’azienda individuale e i soci-lavoranti delle società di persone sono considerati “collaboratori” nell’espletamento del proprio lavoro.
Il rimborso delle spese può avvenire con le sottostanti 3 diverse metodologie:
- rimborso analitico (c.d. “a piè di lista”).
- indennità forfettaria;
- rimborso misto.
RIMBORSO ANALITICO
La legge di Bilancio 2025, in vigore dal 01° gennaio 2025, ha introdotto l’obbligo di dimostrare il pagamento tracciato (carta di credito/debito, bonifico, assegno non trasferibile, MAV, etc.) con riferimento alle seguenti spese di trasferta effettuate dai collaboratori:
- spese di vitto;
- spese di alloggio;
- spese di trasporto (escluso trasporto pubblico);
- altre spese di viaggio (pedaggi autostradali, rifornimento di carburanti / indennità chilometriche, ecc.).
Le spese di trasporto pubblico (biglietti aerei, salvo voli privati, treno, pullman con autorizzazione regionale) non richiedono il pagamento tracciato.
Conseguenze
Il pagamento non tracciato (in sostanza in contanti) delle suddette spese comporta:
- per l’azienda, che provvede al rimborso al collaboratore, la non deducibilità della spesa ai fini fiscali;
- per il collaboratore, la partecipazione al proprio reddito del rimborso ottenuto. In sostanza: per il dipendente/amministratore il rimborso va inserito in busta paga e tassato; per il lavoratore autonomo il rimborso andrà sommato ai compensi professionali ed assoggettato in fattura a Iva e ritenuta d’acconto.
Oltre al pagamento tracciato, resta comunque fermo l’obbligo che tutte le spese siano idoneamente documentate.
Di conseguenza:
- dipendente/amministratore in trasferta: fatture intestate al datore di lavoro (pagamento con carta di credito aziendale o personale o simili);
- lavoratore autonomo in trasferta per conto del cliente: fatture intestate al professionista (pagamento con carta di credito e simili).
Sintesi e limiti fiscali
Le sottostanti 2 tabelle riassumono le diverse situazioni e relative conseguenze:
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Il collaboratore al ritorno dalla trasferta
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Consegna in
amministrazione
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Modalità di
pagamento
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Effetti
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collaboratore
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azienda
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Albergo – fattura intestata
all’azienda
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contanti
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tassato
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non deducibile
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Ristorante – fattura intestata
all’azienda
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contanti
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tassato
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non deducibile
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Treno – biglietto anonimo
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contanti
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non tassato
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deducibile
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Taxi – ricevuta cartacea
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contanti
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tassato
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non deducibile
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Il collaboratore al ritorno dalla trasferta
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Consegna in
amministrazione
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Modalità di
pagamento
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Effetti
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collaboratore
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azienda
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Albergo – fattura intestata
all’azienda
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tracciato
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non tassato
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deducibile
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Ristorante – fattura intestata
all’azienda
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tracciato
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non tassato
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deducibile
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Treno – biglietto anonimo
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contanti
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non tassato
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deducibile
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Taxi – ricevuta cartacea
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tracciato
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non tassato
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deducibile
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Comunque, la deducibilità delle spese di vitto e alloggio soggiace per l’azienda ad un ammontare massimo pari a:
- trasferte Italia: € 180,76
- trasferte estero: € 258,23.
L’eccedenza non è deducibile. Nel caso in cui la trasferta si protragga per più giorni non è possibile fare la media di tali spese.
Per il collaboratore le spese documentate di vitto, alloggio e trasporto (incluse le indennità chilometriche) sono totalmente non imponibili. I rimborsi per altre spese(es. telefono, lavanderia) non concorrono a formare il reddito nel limite giornaliero di:
- 15,49 euro per le trasferte in Italia;
- 25,82 euro per le trasferte all’estero.
Comportamento da tenere
Ai fini della deducibilità fiscale delle spese e della non imponibilità in capo al percipiente, è necessario acquisire e trattenere in azienda le prove documentali delle spese sostenute e del relativo pagamento tracciato delle stesse.
Pure il rimborso da parte dell’azienda al collaboratore di detta spese dovrà essere tracciato.
Contabilizzazione
La contabilizzazione delle spese di trasferta, anche da parte dello Studio, seguirà un percorso scaturito dai documenti di prova:
- le spese da fatture intestate all’azienda, con pagamenti tracciati, sono considerate deducibili;
- le spese da altri documenti, con pagamenti tracciati, sono considerate deducibili, dando per scontata la presenza in azienda della relativa documentazione di prova;
- le spese da fatture o altri documenti, con pagamenti non tracciati, sono considerate indeducibili.
INDENNITA’ FORFETTARIA
Tale metodo consiste nell’erogazione di un’indennità forfettaria di trasferta.
È applicabile solo in caso di trasferta effettuata fuori dal Comune in cui si trova la sede di lavoro.
Per l’azienda l’importo è interamente deducibile.
Per il collaboratore, sono escluse dal reddito di lavoro dipendente le indennità, al netto delle spese di viaggio e trasporto, fino a:
- 46,48 euro al giorno per le trasferte in Italia;
- 77,47 euro al giorno per le trasferte all’estero.
La parte eccedente tali importi concorre, invece, a formare il reddito del collaboratore.
RIMBORSO MISTO
Il rimborso misto comprende sia il metodo analitico che quello forfetario, in quanto al collaboratore competono, entro determinati limiti, sia il rimborso di determinate spese documentate, quali vitto e alloggio, sia la corresponsione di un’indennità forfetaria di trasferta.
È applicabile solo in caso di trasferta effettuata fuori dal Comune in cui si trova la sede di lavoro.
Per l’azienda i limiti di deducibilità sono quelli indicati nei metodi analitico e forfettario.
Per il collaboratore, le spese di viaggio e trasporto (inclusa l’indennità chilometrica) sono sempre non imponibili, anche se ad esse si aggiunge l’indennità di trasferta.
Per le altre spese, esistono 2 possibili modalità applicative:
Prima modalità applicativa
Il collaboratore ottiene il rimborso delle spese documentate di alloggio o di vitto, più un’indennità forfetaria di € 30,99 al giorno (intero) per le trasferte in Italia (€ 51,65 all’estero).
L’eccedenza dell’indennità di trasferta rispetto ai limiti indicati e il rimborso di spese diverse da vitto, alloggio e trasporto, anche se documentate, contribuisce a formare il reddito imponibile del collaboratore.
Seconda modalità applicativa
Il collaboratore riceve il rimborso delle spese documentate di alloggio e di vitto, più un’indennità forfetaria di € 15,49 al giorno (intero) per le trasferte in Italia (€ 25,82 all’estero).
L’eccedenza dell’indennità di trasferta rispetto ai limiti indicati e il rimborso di spese diverse da vitto, alloggio e trasporto, anche se documentate, concorre a formare il reddito imponibile del collaboratore.
SPESE DI RAPPRESENTANZA
Le spese di rappresentanza sono quelle spese che l’azienda sostiene per migliorare le relazioni pubbliche e con i propri clienti e fornitori. Si tratta in particolare di:
- spese per pranzi o simili offerti a clienti, fornitori, rappresentanti, …;
- spese relative a beni distribuiti gratuitamente (c.d. “spese per omaggi”).
Anche per le spese di rappresentanza, la legge di Bilancio 2025 ha introdotto, dal 1° gennaio 2025, l’obbligo di dimostrare il pagamento tracciato.
Dette spese, ai fini della deducibilità fiscale, soggiacciono ad ulteriori limiti, quali il valore unitario degli omaggi non superiore a € 50, nonché la percentuale di spesa rapportata all’ammontare dei ricavi.
Vertova, 19 febbraio 2025
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